COLUMN / AI・DX
AI化する業務の見つけ方｜業務の棚卸しで効果が出る順番を決める方法
この記事の要点
- AI化する業務は「くり返し発生する」「手順が決まっている」「時間がかかっている」の3条件を満たすものから選ぶと効果が出やすくなります
- 業務の棚卸しでは、全業務を書き出し、頻度・1回の作業時間・担当者・使うデータを表にまとめます
- 優先順位は「月あたりの合計時間」と「始めやすさ」で決め、1〜2業務から小さく試します
AIを業務に取り入れたいと考えても、どの業務から手をつければよいかがわからず、止まってしまう会社は少なくありません。思いついた業務から試すと、効果が小さかったり、現場で使われなかったりすることもあります。本記事では、業務の棚卸しを通じてAI化する業務を見つけ、効果が出る順番を決める方法を解説します。
AI化に向いている業務の3つの条件
AIで効果が出やすい業務には共通点があります。次の3つの条件を多く満たす業務ほど、AI化による時間の削減や品質の安定につながりやすくなります。
| 条件 | 内容 | 業務の例 |
|---|---|---|
| くり返し発生する | 毎日・毎週・毎月など定期的に発生する | 日報や月次レポートの作成、定型の問い合わせへの返信 |
| 手順が決まっている | やり方が人によって大きく変わらない | データの転記と集計、議事録の整理、書類の形式チェック |
| 時間がかかっている | 1回の作業時間が長い、または回数が多い | 複数のシステムからの数字の集め直し、長い資料の要約 |
反対に、発生の頻度が低い業務や、毎回の判断が大きく異なる業務は、AI化しても効果が小さくなりがちです。こうした業務は、AIを下調べや下書きの補助として使う程度にとどめるのが現実的です。
業務の棚卸しはどう進めればよいか
業務の棚卸しとは、社内で行っている業務を一覧にして、それぞれの頻度や作業時間を見える形にすることです。次の手順で進めると、無理なく全体を把握できます。
- 部署ごとに業務を書き出す：担当者に、日々・週・月ごとに行っている業務を書き出してもらいます。細かすぎず「月次の売上集計」「予約確認メールの送信」程度の単位にそろえます。
- 頻度と1回の作業時間を記入する：おおよその数字で構いません。「毎日30分」「月1回4時間」のように書きます。
- 使うデータとツールを記入する：Excel、会計ソフト、予約管理システム、メールなど、業務で触れるものを書きます。AI化の方法を考えるときの手がかりになります。
- 困っていることを一言添える：「転記ミスが多い」「担当者しかやり方を知らない」など、現場の困りごとを残しておきます。
棚卸し表に入れる項目
棚卸しの結果は、次のような表にまとめると比較しやすくなります。
| 項目 | 記入の例 |
|---|---|
| 業務名 | 月次の売上レポート作成 |
| 担当者・部署 | 経理担当 |
| 頻度 | 月1回 |
| 1回の作業時間 | 6時間 |
| 月あたりの合計時間 | 6時間 |
| 使うデータ・ツール | 会計ソフト、Excel |
| 困っていること | 数字を複数の画面から集め直している |
| 3条件の該当数 | 3（くり返し・手順が決まっている・時間がかかる） |
表の数字は、ここでは記入のしかたを示すための例です。実際には自社の担当者に聞き取った値を入れてください。
AI化する業務の優先順位はどう決めるか
一覧ができたら、次の2つの軸で優先順位を決めます。
- 月あたりの合計時間：頻度×1回の作業時間で計算します。合計時間が長い業務ほど、AI化したときに減らせる時間が大きくなります。
- 始めやすさ：使うデータがデジタルで手に入るか、手順が決まっているか、情報の扱いに問題がないかを確認します。
合計時間が長く、始めやすい業務が最初の候補です。合計時間が長くても始めにくい業務は、データの整理など準備を進めてから取り組みます。迷ったら、まずは効果が見えやすい業務を1〜2つだけ選び、小さく試すことをおすすめします。進め方の詳細は生成AI導入の進め方でも解説しています。
自社の業務のどこから手をつけるべきか整理に迷う場合は、AIコンサルティングで棚卸しの段階から一緒に進めることもできます。
棚卸しでよくある失敗
- 担当者に聞かずに管理者だけで書き出す：実際の作業時間や困りごとが抜け落ちます。
- 単位が細かすぎる、または大きすぎる：「クリックしてファイルを開く」まで分けると比較できず、「経理業務」とまとめると改善点が見えません。
- 効果の測り方を決めずに始める：導入前の作業時間を記録しておかないと、効果を説明できません。測り方はAI導入の費用対効果の測り方で詳しく紹介しています。
- 一度に多くの業務を変えようとする：現場の負担が大きくなり、使われない原因になります。
株式会社木立の実践
株式会社木立では、自社のヴィラ運営、不動産、マーケティングの業務を洗い出し、くり返し発生して時間がかかる業務から順にAIで仕組み化してきました。複数のOTAからの宿泊データの取得と市場分析、会計ソフトと連携した管理会計レポート、Webサイトの記事運用などがその例です。こうした経験をもとに、お客様の業務の棚卸しから優先順位づけ、実装までを一緒に進めます。株式会社木立のAIコンサルティングは、ヒアリング1回でその直後から始められ、決まったマニュアルを使わず、進め方・使うAI・成果物をすべてお客様ごとにオリジナルで設計します。
よくある質問
AI化する業務はどうやって選べばよいですか
くり返し発生する、手順が決まっている、時間がかかっている、の3条件を満たす業務から選ぶと効果が出やすくなります。業務の棚卸しで月あたりの合計時間を比べると、優先順位をつけやすくなります。
業務の棚卸しにはどのくらい時間がかかりますか
会社の規模や業務の数によって異なります。最初から完璧を目指さず、部署ごとに主な業務を書き出し、頻度と作業時間をおおよその数字で記入するところから始めると進めやすくなります。
AI化に向いていない業務はありますか
発生の頻度が低い業務や、毎回の判断が大きく異なる業務は、AI化の効果が小さくなりがちです。こうした業務では、AIを下調べや下書きの補助として使う方法が現実的です。
棚卸しの後は何から始めればよいですか
月あたりの合計時間が長く、始めやすい業務を1〜2つ選び、導入前の作業時間を記録してから小さく試します。効果を確認できたら、ほかの業務に広げていきます。
まとめ
- AI化する業務は、くり返し発生し、手順が決まっていて、時間がかかっているものから選びます
- 業務の棚卸しで頻度と作業時間を一覧にし、月あたりの合計時間と始めやすさで優先順位を決めます
- 1〜2業務から小さく試し、導入前後の作業時間で効果を確かめます
自社でAI化する業務の選び方や進め方を整理したい場合は、AIコンサルティングのページをご覧いただくか、お問い合わせからお気軽にご相談ください。