問い合わせ管理の自動化をClaudeで｜対応漏れを毎朝なくす仕組み

問い合わせがフォーム、メール、電話など複数の窓口から来ると、「誰かが返信しただろう」と思ったまま数日放置されることがあります。対応の遅れは商談の機会を逃すだけでなく、会社への信頼にも関わります。この記事では、Claudeを使って毎朝問い合わせの対応状況を確認し、対応漏れを担当者と経営者に知らせる仕組みの全体像と、導入の進め方を説明します。

問い合わせ管理の自動化とは？できること

問い合わせ管理の自動化とは、問い合わせの受付・担当・返信の状況を決まった時刻に自動で確認し、対応が止まっているものを知らせる仕組みのことです。顧客に自動で答えるチャットボットとは役割が違い、社内の対応漏れを防ぐことが目的です。Claudeでは、コネクタで問い合わせの一覧やメールを読み取り、スケジュールタスクで毎朝同じ確認を行い、結果をSlackに投稿します。

準備するもの

必要なのは、問い合わせを一か所に集めた一覧と、「対応漏れ」を判定するルールです。

設定の手順

導入は、一覧を作る、ルールを決める、コネクタをつなぐ、試す、定期実行にする、の順で進めます。

1. 問い合わせの窓口をすべて書き出し、どの窓口の問い合わせも同じ一覧に記録する運用にします。
2. 経営者が、返信の期限（例：受付から翌営業日まで）と通知先を決めます。
3. Claudeの「Customize」→「Connectors」で、一覧のある場所とSlackのコネクタを追加します（Claude公式ヘルプ：コネクタの使い方）。
4. Team・Enterpriseでは、管理者が「Tool permissions」で書き込み系の操作を「Needs approval」または「Blocked」にしておくと安心です。
5. 会話の中で後述の指示文を実行し、抽出結果が担当者の感覚と合うか確かめます。
6. 左のサイドバーの「Scheduled」→「New task」で、同じ指示文を平日（weekdays）または毎日の頻度で登録します（公式ヘルプ：スケジュールタスク）。
7. 最初の2週間は、通知の漏れや誤検知を記録し、判定ルールを調整します。

そのまま使える指示文の例

次の指示文は、毎朝問い合わせの一覧を確認して対応漏れを知らせる例です。期限や通知先は自社のルールに合わせてください。

【目的】
自社の問い合わせ一覧を確認し、対応が止まっている問い合わせを担当者と経営者に知らせてください。

【手順】
1. 自社の問い合わせ一覧から、状態が「完了」以外の行を取得する。
2. 担当者が空欄の行を「担当未定」とする。
3. 受付から自社の返信期限（営業日で数える）を過ぎても状態が「未対応」の行を「未対応」とする。
4. 「次の対応日」が今日より前の行を「期限切れ」とする。
5. 3つの区分ごとに、受付日の古い順に並べる。

【守るルール】
・顧客にメールやメッセージを送らない。
・一覧の状態や担当者を書き換えない。
・通知には顧客の氏名・連絡先を書かず、一覧の管理番号と窓口だけを書く。
・判定できない行（日付が空欄など）は「要確認」として別に挙げる。

【報告】
・自社の問い合わせ対応用チャンネルに投稿する。
・先頭に3つの区分の件数を書く。
・該当が0件の日は「対応漏れなし」とだけ書く。

うまく動かすコツと注意点

うまく動かすコツは、一覧の状態を人が正しく更新する運用と、通知を絞ることです。

• 一覧の状態が更新されていないと、対応済みでも「未対応」と通知されます。返信したら状態を変えることを社内ルールにします。
• 通知が多すぎると読まれなくなります。通知するのは止まっているものだけにします。
• 顧客への返信をClaudeに任せるのは、通知の運用が安定してから別に検討します。
• 通知に個人情報を含めないよう、管理番号で特定できる一覧にしておきます。
• 休業日を含めるかどうかで期限の数え方が変わります。営業日の定義を指示文に書きます。

導入チェックリスト

• □ すべての窓口の問い合わせが1つの一覧に集まっている
• □ 一覧に受付日時・担当者・状態・次の対応日の列がある
• □ 返信の期限と通知先を経営者が決めた
• □ 返信したら状態を更新するルールを社内で共有した
• □ Claudeは読み取りと通知だけを行う設定にした
• □ 最初の2週間で誤検知を記録し、ルールを見直す予定を入れた

株式会社木立の実践

株式会社木立では、Claudeのスケジュールタスクで、会計ソフト・宿泊の予約管理・広告・問い合わせ・社内の顧客管理などのデータを集めた経営ダッシュボードを毎朝更新し、役員向けにSlackで知らせています。あわせて、メール・予定・チャットを要約する朝のブリーフィングも毎朝動かしており、問い合わせの状況を他の経営の数字と一緒に確認できるようにしています。顧客向けの自動応答については問い合わせ対応へのAI活用、数字を一画面にまとめる考え方は経営判断を速くするAIダッシュボード、AIに業務を任せる際の注意点はAIエージェントとはで紹介しています。株式会社木立のAIコンサルティングは、ヒアリング1回でその直後から始められ、決まったマニュアルを使わず、進め方・使うAI・成果物をすべてお客様ごとにオリジナルで設計します。

よくある質問

問い合わせ管理の自動化とチャットボットは何が違いますか？

チャットボットは顧客に直接答える仕組みで、問い合わせ管理の自動化は社内の対応漏れを見つけて知らせる仕組みです。目的が異なるため、両方を組み合わせて使うこともできます。

問い合わせの一覧がない場合はどうしますか？

まずスプレッドシートなどで受付日時・窓口・担当者・状態の列を持つ一覧を作り、すべての問い合わせをそこに記録する運用から始めます。一覧があれば、その後の確認はClaudeに任せられます。

顧客への返信もClaudeに任せられますか？

返信の下書きを作らせることはできますが、送信は担当者が内容を確認してから行うことをおすすめします。まずは対応漏れの通知から始めます。

通知は誰に届けるのがよいですか？

担当者が即座に動けるよう問い合わせ対応のチャンネルに届け、経営者には件数だけを届ける形が使いやすくなります。通知先は導入前に経営者が決めます。

まとめ

• 問い合わせ管理は、Claudeが毎朝一覧を確認して対応漏れを知らせることで自動化できます。
• 経営者は返信の期限と通知先の2つを決めます。
• Claudeは「見つけて知らせる」役割から始め、顧客への返信は人が行います。

自社の問い合わせ対応や経営の数字をClaudeで管理する仕組みづくりは、株式会社木立のAIコンサルティングでお手伝いしています。まずはお問い合わせください。