営業資料・提案書をAIで作る方法｜作成時間を減らして提案の質を上げる

営業担当者の時間の多くが、提案書や見積もりの資料づくりに使われていることは珍しくありません。資料づくりに追われて顧客と話す時間が減ってしまっては本末転倒です。本記事では、営業資料や提案書の作成をAIで効率化する方法と、提案の質を保つための注意点を解説します。

AIで効率化できる資料作成の工程

作成の手順

1. 顧客情報とヒアリングの内容を整理し、AIに渡す情報をまとめる
2. 資料の目的と相手を伝えて、構成案を作らせる
3. 構成に沿って各ページの本文を下書きさせる
4. 担当者が、顧客の課題と提案の根拠を中心に仕上げる
5. 価格、条件、日付などの数字を元の資料と照らして確認する

提案の質を上げる使い方

AIは、担当者が見落としがちな観点を洗い出したり、顧客から出そうな質問を想定したりする使い方にも向いています。提案書の下書きができた段階で、想定される質問と回答を作らせておくと、商談の準備にも役立ちます。

注意点

• 顧客の情報を入力する場合は、社内ルールで認められたツールを使う
• AIが作った文章の事実関係や数字は必ず確認する
• どの顧客にも同じような資料にならないよう、課題に合わせた部分を担当者が書く

株式会社木立の実践

株式会社木立では、1,000社以上のマーケティング支援で培った知見と、自社の業務でのAI活用の経験をもとに、資料作成などの業務の効率化を支援しています。営業資料の型や指示文も、お客様の商材や営業の進め方に合わせて一から設計します。 株式会社木立のAIコンサルティングは、ヒアリング1回でその直後から始められ、決まったマニュアルを使わず、進め方・使うAI・成果物をすべてお客様ごとにオリジナルで設計します。

よくある質問

提案書をAIで作ると、どの顧客にも同じ内容になりませんか

構成や下書きをAIに任せ、顧客の課題に合わせた提案の中心部分を担当者が書くことで、画一的な資料になるのを防げます。

営業資料にAIを使う場合、顧客情報を入力してよいですか

利用するサービスのデータの扱いを確認し、社内ルールで認められた範囲で入力する必要があります。判断に迷う場合は、社名などを伏せて使う方法もあります。

資料作成の時間はどのくらい減りますか

資料の種類や作り方によって異なります。導入前に1本あたりの作成時間を記録し、導入後と比べると効果を具体的に確認できます。

営業チーム全体でAIを使うにはどうすればよいですか

よく作る資料ごとに構成の型と指示文を用意し、チームで共有すると、誰でも同じ品質で使えるようになります。

まとめ

• 営業資料や提案書は、構成・下書き・比較表をAIで作ると作成時間を短縮できます
• 顧客の課題に合わせた提案の中心部分と数字の確認は担当者が担います
• 資料の型と指示文を共有すると、チーム全体の資料の質がそろいます

営業資料の作成など営業業務へのAI活用を進めたい場合は、AIコンサルティングのページをご覧いただくか、お問い合わせからお気軽にご相談ください。